Порядок финансирования участия аспирантов и студентов факультета физики НИУ ВШЭ в научных мероприятиях

Академический совет образовательных программ факультета физики (далее – АС ФФ) ежегодно проводит конкурс на финансирование участия в научных мероприятиях, проводимых на территории Российской Федерации и за рубежом, аспирантов и студентов ФФ за счет средств Фонда академического развития факультета. Ниже приведены основные требования, порядок подачи и рассмотрения заявок на финансирование.

• В АС ФФ заявки на финансирование могут подавать аспиранты и студенты очной формы обучения НИУ ВШЭ,  кроме аспирантов и студентов, обучающихся на коммерческой основе. Последние категории заявителей обращаются в Научный фонд.
• К научным мероприятиям относятся: конференция, конгресс, симпозиум, олимпиада, научный семинар (workshop), студенческая конференция, летняя/зимняя школа, школа «молодых ученых», организованные внешними по отношению к НИУ ВШЭ организациями или в которых НИУ ВШЭ является соорганизатором мероприятия без его финансирования.

Под участием в научных мероприятиях понимается очное выступление с докладом или постером и обязательно с аффилиацией НИУ ВШЭ.
В случае представления доклада в соавторстве заявка может быть подана только одним из претендентов по взаимному согласованию.

• Претендент может подать заявку в любое время в течение календарного года.

Заявка на участие в научном мероприятии за рубежом и в странах СНГ подается претендентом не позднее, чем за 45 дней до ее начала.
Заявка на участие в научном мероприятии на территории России подается претендентом не позднее, чем за 30 дней до ее начала.
Срок проведения экспертизы составляет не более 10 (десяти) рабочих дней.
Заявки рассматриваются в порядке очередности поступления.

Для участия в конкурсе необходимо:

1. Подать заявку в Едином личном кабинете, через Научные сервисы / Трэвел-гранты для сотрудников, студентов, аспирантов.
2. В тексте заявки необходимо указать:

Заявки, оформленные с нарушением указанных требований (предоставлена неполная информация, неточно указано название мероприятия – конференция или семинар, проводимый в рамках этой конференции, неверно указан рейтинг конференции) могут быть отклонены!

• Количество заявок, которые может подать претендент в течение одного календарного года, количество заявок на одно научное мероприятие, лимиты финансирования в рамках одной поездки в зависимости от региона (страны) определяются академическим советом ФФ.

Расходы на поездку покрываются только по возвращении с научного мероприятия!

Суточные расходы студентам и аспирантам не возмещаются!

• Лимиты на поездки следующие:

1) Россия – 60 000 рублей;
2) Страны СНГ – 65 000 рублей;
3) Европа – 100 000 рублей;
4) Азия – 120 000 рублей, за исключением Турции и Израиля;
5) Турция и Израиль – 80 000 рублей;
6) Америка и Канада – 120 000 рублей;
7) Австралия – 120 000 рублей;
8) Африка – 120 000 рублей.

• В срок участия в научном мероприятии входят время нахождения в пути (не более суток, включая время вынужденной задержки в пути) и время пребывания в месте проведения мероприятия (включая выходные и нерабочие праздничные дни).

Днем отъезда для участия в научном мероприятии считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянного пребывания заявителя, а днем приезда – день прибытия соответствующего транспортного средства в место постоянного пребывания заявителя.
При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда (приезда) считаются текущие сутки, а с 00 часов 00 минут и позднее – последующие сутки.

• Расходы на проезд к месту проведения научного мероприятия и обратно к месту постоянного пребывания заявителя возмещаются в размере фактических расходов (включая страховые платежи по обязательному страхованию пассажиров на транспорте, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями, сервисные и аэродромные сборы), подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

1) железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне (категории «3Э», «3П», «3У»), в купейном вагоне эконом-класса (категории «2Э», «2Т», «2К», «2И» «2Л»), в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагонам экономического класса (купейный вагон категории «2У»,) или в вагоне с местами для сидения (категории «2Е», «2Р», «2С», «2В», «3С», «3О»);
2) воздушным транспортом - в салоне экономического класса;
3) автомобильным транспортом - в транспорте общего пользования (автобус, маршрутное такси).

Разница между стоимостью билетов разрешенного стандарта и билетов более высокого класса оплачивается за счет заявителя.

• Расходы, связанные с бронированием и наймом жилого помещения, включая оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (кроме расходов на обслуживание в барах и ресторанах, обслуживание в номере, пользование рекреационно-оздоровительными объектами), при условии, что они не выделены отдельно, возмещаются по факту представленного счета в пределах стоимости проживания в стандартном однокомнатном (одноместном) номере в гостинице среднего разряда (3*, 4*).

Разница между стоимостью проживания в гостиницах и номерах более высокой категории оплачивается за счет заявителя.

• По результатам участия в научном мероприятии представляются:

1) отчет об участии в научном мероприятии (с приложением доклада (презентации) и документы, подтверждающие факт участия в мероприятии, – необходимо прислать в течение недели после окончания поездки на адрес sdzhanibekova@hse.ru;
2) финансовый отчет – необходимо прислать в течение трех рабочих дней после окончания поездки на адрес aaponomarev@hse.ru;
3) по желанию командированного репортаж о конференции (с фотографиями) для сайта ФФ – прислать в течение недели после завершения поездки на адрес aaponomarev@hse.ru.

Отчеты об участии в научном мероприятии и финансовый отчет можно скачать по ссылкам ниже.

Отчет об участии в научном мероприятии (типовая форма) (DOCX, 22 Кб) 

Форма финансового отчета (DOCX, 23 Кб) 

В случае если отчет об участии в научном мероприятии и финансовый отчет не предоставляются (или предоставляются с существенным опозданием – более двух недель), АС ФФ оставляет за собой право не принимать к рассмотрению новые заявки на финансирование от данного заявителя!